okres przechowywania dokumentacji

czy wiesz jakie są okresy przechowywania dokumentacji księgowej oraz kadrowo-płacowej w Polsce ? O tym niżej, okresy te są regulowane przez różne ustawy (głównie Ustawę o rachunkowości, Ordynację podatkową oraz Kodeks pracy).

I. Dokumentacja Księgowa

Generalna zasada przechowywania dokumentacji księgowej i podatkowej jest powiązana z terminem przedawnienia zobowiązań podatkowych.

Zasada Ogólna (Większość Dokumentów): 5 lat dla:

- Księgi rachunkowe (dzienniki, księgi główne, księgi pomocnicze).

- Dowody księgowe (faktury, rachunki, polecenia księgowania).

- Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe.

-Deklaracje i zeznania podatkowe (VAT, PIT, CIT).

Liczony jest od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dokumenty dotyczą (w przypadku ksiąg i dowodów) lub od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (w przypadku zobowiązań podatkowych, co w praktyce często pokrywa się z 5 lat od końca roku obrotowego).

Wyjątki i Dłuższe Okresy:

Dokumenty dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów, roszczeń sądowych: Przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione.

Dokumenty inwentaryzacyjne: 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, którego inwentaryzacja dotyczyła.

Dokumenty dotyczące straty podatkowej: Warto je przechowywać tak długo, aż nie przedawnią się zobowiązania podatkowe za lata, w których strata była rozliczana (może to oznaczać konieczność przechowywania nawet przez 11 lat od końca roku, w którym wystąpiła strata).

II. Dokumentacja Kadrowa i Płacowa

Okres przechowywania jest zróżnicowany i zależy głównie od daty zatrudnienia pracownika.

Dokumentacja Kadrowo-Płacowa (Nowe Zasady – 10 lat):

- Dotyczy pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 2018 r.

- Okres przechowywania: 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.

- Dotyczy to akt osobowych oraz dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy (np. listy obecności, ewidencje czasu pracy, wnioski urlopowe, listy płac, karty wynagrodzeń).

Dokumentacja Kadrowo-Płacowa (Zasady Przejściowe – 10 lub 50 lat):

- Dotyczy pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.

- Domyślny okres przechowywania: 50 lat.

- Możliwość skrócenia do 10 lat: Pracodawca może skrócić ten okres do 10 lat (liczonych od końca roku, w którym złożył raport informacyjny ZUS RIA za danego pracownika), pod warunkiem złożenia do ZUS oświadczenia (ZUS OSW) i właśnie raportu informacyjnego (ZUS RIA).

Dokumentacja Kadrowo-Płacowa (Stare Zasady – 50 lat):

- Dotyczy pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r.

- Okres przechowywania: 50 lat, licząc od dnia ustania stosunku pracy. Brak możliwości skrócenia tego okresu.

Dokumenty ZUS:

- Dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe ZUS (deklaracje, raporty): 5 lat od daty ich przekazania do ZUS (dotyczy dokumentów przekazanych od 1 stycznia 2012 r.).

- Dla dokumentów przekazanych do ZUS przed 1 stycznia 2012 r. obowiązuje termin 10 lat.